La mayor parte de los autónomos en España pagan una gestoría entre 60€ y 120€ al mes. No porque la contabilidad sea complicada — es que nunca nadie les enseñó a hacerla ellos mismos, y en un momento de duda es más fácil llamar a alguien que averiguarlo.
Este artículo es ese alguien. Vamos a cubrir exactamente lo que necesitas saber para llevar tu contabilidad, sin tecnicismos innecesarios y con los números concretos.
Lo que Hacienda realmente te exige
Antes de entrar en materia, conviene aclarar algo que mucha gente no sabe: los autónomos en estimación directa simplificada (que es el régimen de la mayoría) no están obligados a llevar la contabilidad mercantil completa que aplica a las sociedades. Nada de plan general contable, nada de balances de situación.
Lo que sí tienes que mantener actualizado son cuatro libros registro:
- Libro de facturas emitidas: todas las facturas que emites a tus clientes.
- Libro de facturas recibidas: todas las facturas de gastos de tu actividad.
- Libro de bienes de inversión: equipos informáticos, vehículos, etc. (solo si los tienes).
- Libro de provisiones y suplidos: solo en actividades profesionales con ciertos adelantos.
Con esos registros y las declaraciones trimestrales en plazo, cumples. Lo que viene a continuación te explica cómo hacerlo bien.
El libro mayor: el registro que lo controla todo
El libro mayor es el documento donde registras cada ingreso y cada gasto de tu actividad: quién te pagó, cuándo, cuánto, si ya lo cobraste o está pendiente. Es el equivalente a una hoja de movimientos pero específica para tu actividad profesional.
Un buen libro mayor te permite responder de un vistazo a estas preguntas:
- ¿Cuánto he facturado este trimestre?
- ¿Qué facturas tengo pendientes de cobro?
- ¿Cuánto IVA tengo que declarar?
- ¿Cuál es mi beneficio neto real (después de gastos e impuestos)?
Puedes llevarlo en Excel, pero tiene un problema serio: no te avisa de nada, no calcula el IVA automáticamente y si te equivocas en una fórmula llevas todo el trimestre mal sin saberlo. Más adelante te cuento cómo automatizarlo.
Cómo calcular y declarar el IVA
El IVA funciona de forma muy simple en teoría: cobras el IVA a tus clientes (IVA repercutido) y pagas el IVA de tus gastos (IVA soportado). Cada trimestre declaras la diferencia.
La fórmula es:
Si el resultado es positivo, lo pagas a Hacienda. Si es negativo, tienes un saldo a tu favor que puedes compensar en el siguiente trimestre o pedir que te lo devuelvan.
Ejemplo concreto
Has facturado 3.000€ (base) con IVA 21% → 630€ de IVA repercutido. Has tenido gastos de 500€ (base) con IVA 21% → 105€ de IVA soportado. Resultado: pagas 525€ al presentar el Modelo 303.
Los tipos de IVA habituales para autónomos son:
- 21% — servicios generales (consultoría, diseño, programación...)
- 10% — algunos servicios de hostelería, transporte de personas
- 4% — libros, medicamentos, determinados alimentos
- 0% — servicios médicos, educación, seguros (exentos de IVA)
Cada asiento del libro mayor suma al IVA repercutido o soportado. El panel te muestra en tiempo real cuánto debes declarar en el Modelo 303, sin calculadoras.
IRPF: lo que pagas cada trimestre
El IRPF de los autónomos funciona distinto al de los asalariados. No te lo retiene nadie automáticamente — tienes que hacer tú un pago fraccionado cada trimestre a través del Modelo 130, y luego ajustar en la declaración anual.
El cálculo del pago trimestral (estimación directa simplificada):
- Calcula el rendimiento neto acumulado del año: ingresos − gastos deducibles.
- Aplica el 20% a ese rendimiento neto.
- Resta las retenciones ya aplicadas en tus facturas (si las hay) y lo que ya hayas pagado en trimestres anteriores.
- El resultado es lo que pagas en el Modelo 130.
Qué gastos puedes deducir
Este es el punto donde más dinero dejan sobre la mesa los autónomos. Solo puedes deducir gastos que estén relacionados con tu actividad, que estén justificados con factura y que estén registrados en tu libro de gastos. Pero dentro de ese margen, hay más de lo que parece:
| Gasto | Deducible | Condición |
|---|---|---|
| Cuota de autónomos (Seguridad Social) | 100% | Sin condiciones |
| Seguro de salud propio (hasta 500€/año) | 100% | Hasta el límite anual |
| Material de oficina y suministros | 100% | Uso exclusivo profesional |
| Software y suscripciones profesionales | 100% | Uso exclusivo profesional |
| Formación relacionada con la actividad | 100% | Justificada con factura |
| Teléfono móvil | 50% | Uso mixto personal/profesional |
| Vehículo propio | Difícil | Solo si uso exclusivo (actividades de transporte) |
| Dietas y restaurantes | Parcial | Con límites y fuera del municipio |
| Alquiler de oficina o coworking | 100% | Uso exclusivo profesional |
| Parte del alquiler vivienda habitual | Proporcional | % de la superficie usada para trabajar |
El calendario fiscal del autónomo
Las fechas que tienes que tener claras:
La herramienta que lo hace automático
Llevar esto en Excel es posible, pero tiene un coste real de tiempo: al menos 2-3 horas al mes para alguien sin experiencia contable, más el riesgo de error en fórmulas. Y cuando llega el trimestre, tienes que buscar los números dispersos por distintas hojas.
La alternativa es tener un panel donde todo esto pase automáticamente:
- Cada factura que recibes (de proveedores, de la compra del ordenador, del coworking) se registra con su IVA — el panel lo suma al soportado.
- Cada factura que emites registra el IVA repercutido y el IRPF retenido.
- Al final del trimestre, el Modelo 303 ya está calculado — solo tienes que abrir Hacienda y copiar los números.
- El Modelo 130 también, con el acumulado del año y las retenciones ya descontadas.
- Puedes adjuntar el PDF de cada factura directamente al asiento, por si Hacienda te pide justificación.
Esto es lo que hace el panel de contabilidad de FacturaX. Está pensado para autónomos — no para contables, no para empresas con 50 empleados. Nada de asientos de débito/crédito, nada de cuentas del Plan General Contable que no te dicen nada. Solo ingresos, gastos, IVA e IRPF en tiempo real.
Crea tu cuenta, importa tus primeras facturas y ve el resumen fiscal del trimestre en menos de 5 minutos. Incluye libro mayor, cobros pendientes, gastos recurrentes y declaraciones estimadas.
Preguntas frecuentes
¿Están obligados los autónomos a llevar contabilidad formal?
Los autónomos en estimación directa simplificada no tienen que llevar la contabilidad mercantil completa. Sí deben mantener libros registro de facturas emitidas, recibidas, bienes de inversión y (en algunos casos) provisiones. Con esos registros es suficiente para cumplir con Hacienda.
¿Cuánto cuesta un gestor para autónomos?
Entre 50€ y 150€ al mes, según el volumen y la complejidad. Eso supone entre 600€ y 1.800€ al año. Para autónomos con actividad relativamente estable, llevar la contabilidad uno mismo con una herramienta adecuada puede ahorrar la mayor parte de ese coste — y darte más control sobre tus números.
¿Qué pasa si me equivoco en la declaración trimestral?
Puedes corregirla. Si te faltó por declarar, presentas una declaración complementaria. Si declaraste de más, solicitas rectificación. Las sanciones por errores no intencionados son menores que las de omisión voluntaria, y Hacienda aplica reducción del 40% si rectificas antes de que te lo reclamen.
¿Necesito guardar las facturas de mis gastos?
Sí, durante 4 años. La forma más cómoda es adjuntarlas digitalmente a cada asiento del libro mayor — así si Hacienda te pide justificación tienes todo en un sitio y encuentras cada factura en segundos.